HR ဌာနအတွက် လစာတွက်ချက်ခြင်း

H

HR Function တွေထဲမှာ ဝန်ထမ်းလစာတွက်ချက်ခြင်းဆိုတဲ့အပိုင်းဟာလည်း HR ပညာရပ်နဲ့အသက်မွေး ဝမ်းကြောင်းပြုနေသူတွေအတွက် မသိမဖြစ်သိရမယ့်အပိုင်း ဖြစ်ပါတယ်။ Payroll အပိုင်းဟာ Compensation & Benefits Function အောက်မှာရှိပါတယ်။ HR က ကျန်တဲ့ Function တွေမလုပ်ရင်သာရမယ်၊ လစဉ်ဝန်ထမ်းလစာတွက်ခြင်းကိုတော့ မလုပ်လို့ကိုမရပါဘူး။ ဝန်ထမ်းတွေရဲ့ လုပ်အားနဲ့ရင်းထားရတာဖြစ်လို့ လစာပေးရပါမယ်။ ဒါကြောင့် payroll management ဟာအရေးကြီးပါတယ်။ Payroll Management ကို စီမံပေးရတဲ့သူကတော့ payroll officer ပါ။ ၎င်းက လစာတွက်ချက်ခြင်းနဲ့သက်ဆိုင်တဲ့ အကြောင်းအရာတွေကို သေချာတက်ကျွမ်းထားမှသာ ဝန်ထမ်းလစာတွက်ချက်နိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။
လစာတွက်ချက်ခြင်းသည် ကုမ္ပဏီတစ်ခုနဲ့တစ်ခု တွက်ချက်ပုံခြင်းမတူကြပါဘူး။ ဝန်ထမ်းတွေကိုပေးထားတဲ့ benefits တွေအခြေခံပြီ လစာတွက်ချက်မှုဟာ အနည်းငယ် ကွဲပြားကြပါတယ်။ Payroll တစ်ခုဟာ အပိုင်း (၃)ပိုင်းဖြင့်တည်ရှိနေပါတယ်။
.(၁) လစာတွက်ချက်ခြင်း အစီအစဉ် (Payroll Processing)
Payroll တစ်ခုဟာ ဘယ်လို process နဲ့သွားနေလည်းဆိုရင် data collect ကအရင်စပါတယ်။ data collect ထဲမှာ Daily Attendance, Overtime, Leave မှတ်တမ်းတွေပါဝင်ပါတယ်။ အဲဒီမှတ်တမ်းတွေမှာ သက်ဆိုင်ရာ Line Manager တွေရဲ့လက်မှတ်တွေပါဝင်ရပါမယ်။ ပြီးရင်တော့ Payroll Officer က Excel (သို့) Software ဥပမာ- Better HR လို့မျိုး Payroll Management Software တွေမှာ Data Entry လုပ်ရပါမယ်။ Data Entry လုပ်ပြီးရင်တော့ Payroll Calculation လုပ်ပြီး Report တင်ခြင်း၊ Keep လုပ်ခြင်းတို့ပြုလုပ်ရမယ်။ Report ကတော့ သက်ဆိုင်ရာ အထက်လူကြီး၊ လူမှုဖူလုံရေးရုံး (SSB)၊ အခွန်ရုံး (Income Tax) တို့အားတင်ပြရပါမယ်။ လစာတွက်ချက်မှုပြီးသွားရင်တော့ Payroll Officer ကမှတ်တမ်းတင်၍ ဖိုင်တွဲပြီးသိမ်းထားကြပါတယ်။
ဒီနေရာမှာအခက်ခဲရှိတာက လစာတွက်ချက်တဲ့အခါမှာ မှတ်တမ်းရဖို့ ဖိုင်တွေသေချာမတွဲခြင်း၊ Attendance, Overtime, Leave မှတ်တမ်းတို့အား အချိန်နဲ့တပြေးညီမရခြင်း၊ သက်ဆိုင်ရာ Line Manager လက်မှတ်မပါရှိခြင်းတို့ကြောင့် လစာတွက်ချက်ရာမှာ အခက်အခဲဖြစ်စေပါတယ်။ အဓိကအခက်အခဲကတော့ ဝန်ထမ်းအပြောင်းအရွေ့ကာလမှာ Payroll နဲ့မှတ်တမ်းတွေ မကျန်ရှိဘဲ နောက်လူလာရင် နောက်တစ်မျိုးဖြစ်တဲ့ပုံစံဖြစ်ပါတယ်။
(၂) လစာတွက်ချက်ခြင်းပုံစံ (Pay Structure)
လစာ စာတိုင်များဖြစ်ပြီး များသောအားဖြင့် အခြေခံလစာ (Basic Salary)၊ လုပ်သက်ဆုကြေး (Service Bonus)၊ ကျွမ်းကျင်မှုကြေး (Service Bonus)၊ လမ်းစရိတ် (Transport Allowance)၊ Overtime တို့ပါရှိပါတယ်။ ဝန်ထမ်းကို ပေးစရာ စာတိုင်တွေရှိသလို ဖြတ်ရမယ့် စာတိုင်တွေလည်းရှိပါသေးတယ်။ ၎င်းတို့ကတော့ SSB, Income Tax, Leave Deduction, Advance/Loan, Fine တို့ပဲဖြစ်ပါတယ်။ အချိန်ပို Overtime ဟာ ကုမ္ပဏီတစ်ခုနဲ့တစ်ခုပေးပုံပေးနည်းမတူကြပါဘူး။ စက်ရုံတွေမှာဆိုရင် သုံးတဲ့ အချိန်ပိုတွက်ချက်နည်းကတစ်နည်း၊ ကုမ္ပဏီတွေမှာတွက်ချက်နည်းကတစ်နည်းဖြင့် နည်းနည်းရှုပ်ထွေးကြပါတယ်။ အချိန်ုပိုလို့ပြောရင် Day OT နဲ့ Hourly OT (၂)မျိုးရှိတယ်။ Day OT ဆိုတာကတော့ ကိုယ့်ရဲ့ တစ်ပတ်တစ်ရက် နားရက်နဲ့ အစိုးရရုံးပိတ်ရက်တွေမှာ လုပ်ငန်းလိုအပ်ချက်အရ အချိန်ပိုဆင်းပေးရခြင်းကိုဆိုလိုပါတယ်။ Day OT အနေဖြင့်ဆင်းရင် OT ပေးမယ်ဆိုရင် ဝန်ထမ်းရဲ့ တစ်ရက်လုပ်ခရှာပြီး တစ်ဆထပ်ပေါင်းပေးရင်ရပါတယ်။ ၂ဆဆိုပြီး နှစ်နဲ့မြှောက်စရာမလိုပါဘူး။ ဘာကြောင့်လည်းဆိုရင် လစာထဲမှာ တစ်ဆပါပြီးတာကြောင့်ဖြစ်ပါတယ်။ ဒါပေမယ့် Hourly OT ဆိုရင်တော့ တစ်နာရီလုပ်ခရဲ့ ၂ဆပေးရပါတယ်။ ပုံမှန်အားဖြင့် တစ်နေ့အလုပ်ချိန် (၈)နာရီကျော်သွားတဲ့ အလုပ်ချိန်ကို ဆိုလိုပါတယ်။ တွက်ချက်ရမယ့် formula ကတော့ အလုပ်သမားဥပဒေမှာရှိပါတယ်။
ဒီနေရာမှာအခက်အခဲရှိတာက အချိန်ပိုကို ဘယ်လိုသတ်မှတ်ပြီး တွက်ပေးမှာလဲ? တချို့က မန်နေဂျာဆိုရင် OT မပေးဘူး၊ တချို့က လစာ ၅သိန်းအထက်ဆိုရင် OT မပေးဘူးဆိုပြီး လစာတွက်ချက်ကြပါတယ်။ နောက်ပြီး အချိန်ပိုကို ၂ဆမဟုတ်ဘဲ ၁ဆခွဲတို့ဖြင့်တွက်ချက်ကြပါတယ်။ ဒါကြောင့် လစာတွက်ချက်သူက ဥပဒေလည်းနားလည်ရသလို ဘယ်လိုပုံစံဖြင့် အချိန်ပိုတွေတွက်ချက်ရမလဲဆိုတာလည်း နားလည်ရပါတယ်။ လုပ်ငန်းလိုအပ်ချက်အရ ဝန်ထမ်းကို အချိန်ပိုဆင်းခိုင်းရင် OT ကြးပေးရတာမှန်သော်လည်း တခါတလေကျရင် လစာထက် အချိန်ပိုကြေးက ပိုများနေတာလည်းရှိကြတယ်။ ဒါကြောင့် OT ကိုအကန့်အသတ်ဖြင့် သတ်မှတ်ပေးပြီး Fit OT သတ်မှတ်ပေးခြင်းဖြင့်ဖြေရှင်းနိုင်ပါတယ်။ ကြားခံ OT Management software တော့လိုပါတယ်။

(၃) Formula & Functions
ဒါကတော့ ကိုယ့်လုပ်ငန်းက လစာတွက်ချက်ရာမှာ payroll software မသုံးရင် Excel ထဲမှာချိတ်ဆက်အသုံးပြုရတဲ့ Tools တွေဖြစ်ပါတယ်။ ပုံမှန် ဝန်ထမ်း ၅၀ လောက်ကို manual တွက်နိုင်ပေမယ့် ဝန်ထမ်း ၁၀၀ ကျော်လောက်ဖြစ်လာပြီးဆိုရင်တော့ software (သို့) Excel ကိုသုံးရပါတယ်။ အဓိက လျင်လျင်မြန်မြန်နဲ့ မှန်မှန်ကန်ကန် လစာတွက်ချက်နိုင်ဖို့ပါ။ software မှာဆိုရင်တော့ Click နှိပ်ပြီး data ဖည့်လိုက်ရုံပါပဲ။ Excel မှာဆိုရင်တော့ Excel Functions တွေသုံးရပါတယ်။
နောက်တစ်ခုက လစာတွက်ချက်ရာမှာ လစဉ်မှတ်တမ်းကျန်ရှိနေဖို့ပါ။ အထူးသဖြင့် Leave မှတ်တမ်းတွေ၊ OT မှတ်တမ်းတွေဖြစ်ပါတယ်။ ဝန်ထမ်းတစ်ယောက်က ခွင့်ယူထားတယ်ဆိုရင် ဘယ်လကတော့ ဘယ်လောက်ယူထားတယ်၊ ဘယ်ခွင့်ကတော့ မကျန်တော့ဘူး၊ ပျက်ရက်တွေကတော့များနေတယ် စသဖြင့်နောက်ကြောင်းပြန်လိုက်ဖို့ အမြဲလုပ်ရပါတယ်။ Leave Management လုပ်ရတာကလည်း အခက်ခဲရှိပါတယ်။ တိကျတဲ့ ခွင့်မူဝါဒမရှိရင် ခွင့်တွေကို ဝန်ထမ်းတွေက ယူချင်သလိုယူကြပါတယ်။ အကောင်းဆုံးကတော့ Leave management လုပ်ဖို့အတွက် Calendar မှာ ကိုယ့်လုပ်ငန်းရဲ့အလုပ်အနေထားဖြင့်ချိန်ပြီး ဘယ်လတွေကတော့ အလုပ်များတဲ့လဖြစ်တဲ့အတွက် ဝန်ထမ်းတွေကို ဘယ်ရက်တွေမှာ ခွင့်လုံဝမပေးဘူးဆိုတာမျိုးစီမံလို့ရပါတယ်။ အလုပ်တော့နည်းနည်းရှုပ်ပါတယ်။ အလုပ်ရှုပ်မခံချင်ဘူးဆိုရင်တော့ Leave Management software မှာ Plan ချထားပြီး ဝန်ထမ်းတွေ ခွင့်ယူမယ်ဆိုရင် ယူမယ့်ရက်တွေမှာ ခွင့်မပေးဘဲ software နဲ့ပိတ်ထားတာမျိုး၊ ဝန်ထမ်းကလည်း ဒီရက်တွေတော့ သူခွင့်ယူလို့မရပါလားဆိုတာ သိသွားမယ်။ ခုနောက်ပိုင်းမှာတော့ ခွင့်ကိစ္စတွေကို Mobile App တွေမှာသုံးလာကြပါပြီ။

About the author

Add comment

By admin